Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Kontorassistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret kontorassistent til at støtte vores daglige administrative funktioner. Som kontorassistent vil du spille en central rolle i at sikre, at kontoret fungerer effektivt og professionelt. Du vil arbejde tæt sammen med kolleger på tværs af afdelinger og være ansvarlig for en bred vifte af opgaver, der kræver både selvstændighed og samarbejdsevner.
Dine primære opgaver vil inkludere håndtering af indgående og udgående post, besvarelse af telefonopkald, planlægning af møder og vedligeholdelse af kontorets arkivsystemer. Du vil også være ansvarlig for bestilling af kontorartikler, koordinering af interne arrangementer og støtte ledelsen med diverse ad hoc-opgaver. Det er vigtigt, at du har sans for detaljer og kan håndtere flere opgaver samtidigt uden at gå på kompromis med kvaliteten.
Vi lægger vægt på, at du har gode kommunikationsevner, både mundtligt og skriftligt, og at du er fortrolig med brugen af almindelige kontorprogrammer som Microsoft Office-pakken. Erfaring med administrative systemer og kendskab til digital arkivering vil være en fordel.
Som kontorassistent vil du være en del af et dynamisk og professionelt team, hvor samarbejde og gensidig respekt er nøgleord. Vi tilbyder et positivt arbejdsmiljø, mulighed for faglig udvikling og en hverdag med varierende opgaver. Hvis du trives med struktur, har en hjælpsom tilgang og ønsker at bidrage til en effektiv kontordrift, så er dette jobbet for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Besvare telefonopkald og viderestille til relevante personer
- Modtage og sortere post og e-mails
- Planlægge og koordinere møder og arrangementer
- Vedligeholde og opdatere arkiv- og dokumentationssystemer
- Bestille kontorartikler og holde styr på lagerbeholdning
- Assistere med rejseplanlægning og udgiftsrapportering
- Udarbejde og formatere dokumenter og præsentationer
- Yde administrativ støtte til ledelsen og andre afdelinger
- Håndtere gæstemodtagelse og forberedelse af mødelokaler
- Sikre overholdelse af interne procedurer og retningslinjer
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med kontorarbejde eller administrativ støtte
- Gode kommunikationsevner på dansk, både mundtligt og skriftligt
- Kendskab til Microsoft Office-pakken (Word, Excel, Outlook)
- Evne til at arbejde selvstændigt og tage initiativ
- Struktureret og detaljeorienteret tilgang til opgaver
- Fleksibel og samarbejdsvillig holdning
- Erfaring med digital arkivering er en fordel
- Gode organisatoriske evner og multitasking
- Professionel fremtoning og serviceorienteret attitude
- Afsluttet kontoruddannelse eller tilsvarende erfaring
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Har du tidligere erfaring som kontorassistent eller i en lignende rolle?
- Hvordan håndterer du flere opgaver med korte deadlines?
- Hvilke kontorprogrammer er du mest fortrolig med?
- Hvordan sikrer du, at dine opgaver bliver udført korrekt og til tiden?
- Har du erfaring med at planlægge møder og arrangementer?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger?
- Kan du give et eksempel på en situation, hvor du har ydet god kundeservice?
- Hvordan prioriterer du dine daglige opgaver?
- Har du erfaring med digital dokumenthåndtering?
- Hvad motiverer dig i en administrativ rolle?
